Las funciones que se desempeñan en un almacén se definen según la naturaleza de una bodega, de este modo cada tipo de almacén cumple una función diferente dentro de la cadena de suministro.
Estos factores dependerán de la estructura, de las funciones logísticas, del manejo de la mercancía y grado de automatización, así se definirán las actividades y responsabilidades del personal al momento de diseñar un manual de funciones para los almacenistas.
Funciones del departamento de almacén
Es importante saber que un almacén es un centro debidamente estructurado y planificado que permite la conservación, resguardo, control, salida y entrada de productos. Asimismo, el almacén regula el número de existencias y el flujo de mercancías.
Recepción de mercancía
El abastecimiento de una mercancía específica requiere de cierta gestión y del conocimiento a la hora que cada producto ingresa, por ello es esencial tomar en cuenta la capacidad de espacio existente en el almacén para los nuevos artículos y velar porque los mismos se mantengan en adecuadas condiciones.
Otro factor a considerar es que, al recibir dicha mercancía, en el procedimiento de logística de un almacén se debe comprobar que todos los productos respondan a las características descritas en los certificados, de esta manera se logrará mantener el control total de la recepción y entrega de los artículos.
Almacenamiento de mercancía
Este proceso se refiere a la ubicación de los productos en áreas ideales para que se puedan localizar fácilmente.
En tal sentido, se suelen emplear medios fijos como depósitos, estanterías industriales mecánicas, soportes, instalaciones, entre otros; además de medios de transporte interno como elevadores, carretillas o cintas transportadoras.
Control de inventario
Dentro del departamento de almacén también se desempeñan las funciones de registro contable de la entrada y salida de la mercancía en la bodega o lo que se conoce como control de inventario.
Una forma de administrar de manera fácil estas operaciones es a través de sistemas automatizados, los cuales permiten optimizar la gestión del inventario cíclico, la demanda de productos, entradas y salidas de la mercancía del almacén y también previene desigualdades y disminuye los costos de almacenamiento.
Conservación y mantenimiento de productos
Es necesario que los almacenes cuenten con los recursos adecuados para el alojamiento de los productos; dichos recursos se deben tratar con comodidad y seguridad si vienen en pallet y organizarse con máquinas cuando el empaquetado viene a granel.
En caso de que sea un producto que sea necesario mantener en la cadena de frío, se le deben asignar a contenedores refrigerantes y así sucesivamente para cada tipo de producto que requiera un cuidado específico.
Cabe señalar que, si una empresa no posee la manera adecuada de almacenamiento, no le será posible tener rentabilidad y eficiencia en el proceso de entrega de la mercancía, afectando completamente la cadena de distribución.
Gestión y preparación de pedidos
Una función principal del departamento de almacén de gran relevancia es la gestión y preparación de pedidos, los cuales efectúan los clientes de forma directa desde los locales de venta.
Por tal motivo, las actividades logísticas de embalaje y selección se deben diseñar según la frecuencia de la demanda, las características de la mercancía y el tamaño de los lotes.
Conclusión
Las funciones del departamento de almacén son una actividad fundamental del sistema de distribución total y representa el punto de separación entre la oferta y la demanda de toda empresa.
Gracias al crecimiento de la tecnología, estas empresas pueden conseguir mayor eficiencia y eficacia. Del mismo modo este soporte tecnológico ayuda a introducir mejores equipos de almacenaje y manipulación, hasta el uso de sistemas de control automatizados.
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